Zeiterfassung wie ein Pro — mit der Timely App!

Angefangen hat alles mit Meistertask und Excell! 🙄

Meistertask war das erste Projektmanagement–Tool, welches wir verwendet haben. Das hat sehr gut funktioniert und uns einen schnellen Start ermöglicht. Unkompliziert konnten wir damit beginnen, unsere Idee umzusetzen. Dabei reichte uns zu Beginn die kostenlose Version von Meistertask aus. Relativ schnell kamen wir aber an den Punkt, dass wir Zeiten brauchten, welche zeigten, wie viel wir für welche Aufgabe gearbeitet haben. Wir haben also versucht, die Time–Tracking Funktion in unseren Arbeitsprozess zu integrieren. Entweder man hat nun vor jeder Aufgabe die in Meistertask integrierte Stoppuhr aktiviert und in Kauf genommen, dass jede kleine Unterbrechung die geleistete Arbeitszeit verfälscht oder man hat über einen kleinen Umweg die Zeit im Nachhinein auf die Aufgabe gebucht, was aber auch dazu führt, dass die Arbeitszeit alles andere als genau getrackt wurde. Eine Weile haben wir uns dann dazu entschieden, die ungenauen Zeiten zu akzeptieren.

Dann kam Timely!

Nach und nach haben wir uns nun von Meistertask verabschiedet. Ein Jahr haben wir mit dem Tool gearbeitet. Ein gutes Werkzeug, aber für unsere Prozesse oft nicht optimal. Schließlich sind wir zu Notion gewechselt, was unser Projektmanagement angeht. Notion ist eher als Baukasten zu betrachten. Einerseits kann man sein komplettes Aufgabenmanagement damit abdecken und andererseits ist es aber auch möglich komplexe Datenbanken aufzubauen, welch dann funktionieren wie ein internes Wiki. Parallel dazu haben wir Timely entdeckt und wie soll ich es sagen: „ein wahr gewordener Traum für die effektive Zeiterfassung“. Zuerst konnten wir es kaum glauben, dass ein Tool im Hintergrund ganz automatisch Zeiten erfassen kann, aber genau das ist Timely. Man arbeitet an seinen Aufgaben und Timely schreibt im Hintergrund mit. Ganz automatisch. Das einzige was man noch machen muss — die in Gruppen zusammengefassten Zeiten einem Projekt zuzuordnen.

Was ist Timely

Wenn man Timely auf das Wesentliche herunter bricht, ist es eine Art intelligente Stoppuhr. Dieser Vergleich wird dem Stück Software aus Norwegen allerdings nicht ansatzweise gerecht. Die Firma, die hinter Timely steht, heißt Memory und hat es sich zur Aufgabe gemacht, lästige Arbeiten (wie eben die Arbeitszeiterfassung) zu automatisieren. Weitere Tools befinden sich bereits in Entwicklung und sind für 2022 angekündigt. Unter anderem die Kalender App Dewo (eine Art Beta steht zur Verfügung → https://apps.apple.com/us/app/dewo/id1490747730). Eine Kalender–App, mit Fokusfunktionen. Ich denke, die testen wir bestimmt auch mal 😉

Wie funktioniert Timely und was brauche ich?

Um Timely zu nutzen, musst du dir einerseits die Timely–App von der Firmenwebsite herunterladen (https://timelyapp.com/downloads), andererseits benötigt es die Memory App — kann ebenfalls über den Link heruntergeladen werden. Zweitere ist für das Tracking im Hintergrund verantwortlich. Die Timely–App fungiert mehr als eine Art Oberfläche, um die gesammelten Zeiten zu verwalten und zu ordnen. Generell legt der Aufbau der Infrastruktur von Memory die Vermutung nahe, dass da noch einiges kommen wird. Bin gespannt.

Was beinhaltet die Timely–App und was kostet sie?

Will man Timely nutzen, kommt man nicht um ein Abonnement herum. Ich gehe in den folgenden Zeilen von dem monatlichen Preis aus, wenn man für Timely jährlich im Voraus zahlt — das macht es günstiger als das generell monatliche Abo. Es gibt vier verschiedene Angebote, die einem unterbreitet werden. 8 Dollar, 14 Dollar, 20 Dollar und das obligatorische Custom–schreib-uns-an—Modell. Aktuell nutzen wir noch das kleinste Abo, da der Umfang ganz locker ausreicht. Da wir im Team arbeiten und perspektivisch natürlich noch deutlich mehr Kundenprojekte bearbeiten, werden wir auf kurz oder lang auf das 14 Dollar Angebot wechseln — denn im nächstgrößeren Pakte sind unbegrenzt viele Projekte möglich.  Wenn du allerdings allein arbeitest und immer mal wieder Projekte löschst, die nicht mehr relevant sind, dann sollte das 8 Dollar Paket ausreichen.

Hours

In dieser Übersicht verbringt man im normalen Alltagsbetrieb die meiste Zeit. Der Bildschirm wird in zwei Hälften aufgeteilt. Links die Übersicht der Aufgaben, denen die einzelnen Zeitblöcke zugeordnet werden und auf der rechten Seite die erfasste Zeit in den unterschiedlichen Programmen. Hierbei kann Timely sogar zwischen verschiedenen Files innerhalb eines Programms unterscheiden. Ein Beispiel dafür ist Figma (ein UI/UX Design Programm): Arbeite ich 2 Stunden an einem Kundenprojekt, dokumentiert Timely nicht nur, dass ich in Figma gearbeitet habe, sondern erkennt auch den Namen des Dokuments. So ist es nach einer Arbeitseinheit sehr einfach und übersichtlich, die Zeitblöcke den unterschiedlichen Aufgaben zuzuordnen.

Tasks

Timely Tasks ist ähnlich wie Meistertask oder auch Trello, ein auf Kanban basierendes Projektmanagement Tool, welches allerdings den Fokus auf Deepworking legt. Man kann sich die To-dos in einem Kalender als Fokuszeiten hinterlegen und so zum Beispiel alle Benachrichtigungen automatisch deaktivieren lassen, solange man arbeitet. Da wir aktuell mit Notion arbeiten und auch so schnell nicht vorhaben dies zu ändern, kann ich aktuell nicht wirklich viel über praktische Erfahrungen berichten. Aber so wie beschrieben soll es jedenfalls laut Entwickler funktionieren 😀 PS: 14 Tage kann man das ganze aber einfach mal ausprobieren — danach kostet der Tasks Bereich zusätzlich 10 Dollar im Monat.

Timely Tasks ist ähnlich wie Meistertask oder auch Trello, ein auf Kanban basierendes Projektmanagement Tool, welches allerdings den Fokus auf Deepworking legt. Man kann sich die To-dos in einem Kh kostet der Tasks Bereich zusätzlich 10 Dollar im Monat.

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Projects

Der Projects Bereich ist in meinen Augen der aktuell schwächste Abschnitt, da er teilweise unnötig kompliziert und unübersichtlich aufgebaut ist. Timely unterscheidet zwischen Clients und Projects, wobei Clients als Ordner zu verstehen sind und die Projects der Inhalt sind. In den namensgebenden Projects werden die Zeiten festgehalten (z.B.: Kunde 1 enthält das Marketing–Project, welches mit 15h belastet sind)

People

Hier wird die Zusammenarbeit im Team organisiert. Positionen, Zuständigkeiten und Projects/Clients werden zugewiesen. Es können Teams angelegt werden, welche dann standardmäßig immer zusammen an Projects arbeiten.

Reports

Wenn am Ende des Monats ein zeitliches Résumé gezogen wird, wird dieser Bereich sehr interessant. Hier können detaillierte und ganz individuelle Dashboards erstellt werden, welche in verschiedensten Darstellungen anzeigen, wie lange du wann an was gearbeitet hast. Es gibt auch vorgefertigte Reports, aber interessant wird's erst mit eignen Reports, da so sehr detaillierte Kundenreports erstellt werden können. Ein absoluter Segen für die Buchhaltung! 🎉

Wie strukturieren wir Timely aktuell?

Wir legen einen Kunden an und erstellen 4 Projects mit unseren Unternehmensbereichen. Diesen Bereichen werden dann die Zeitblöcke zugewiesen.

• Client

• Unternehmensbereich 01

• Zeitblock 01 (á 1h 51min)
• Zeitblock 02 (á 0h 35min)
• usw.

unser Workflow

Da mir Timely Arbeit abnehmen soll, habe ich meinen Workflow einfach entstehen lassen. Das heißt, ich habe mir das Programm heruntergeladen, die notwendigen Berechtigungen freigegeben und einfach mal laufen lassen. Natürlich habe ich auch vorher noch schnell die Clients und Projects angelegt, aber, dass ist natürlich klar 😉 Mein Workflow sieht aktuell im Detail so aus, dass ich meine To-dos für den jeweiligen Tag bearbeite und nach jedem Abschluss einer Aufgabe die Zeit der entsprechenden Aufgabe zuordne. So habe ich auch immer gleich eine Übersicht über meine geleistete Zeit und sehe wie effektiv oder auch produktiv ich arbeitete. Timely ist nämlich zusätzlich auch in der Lage zu unterscheiden, ob du arbeitest oder eben nur das Programm offen hast, aber nichts machst. Manchmal ist es schon erschreckend, wie viel Zeit nebenbei vergeudet wird.

Integration von anderen Tools

Timely bietet eine immer größer werdende Auswahl an Applikationen, wie zum Beispiel den Google Kalender, die man integrieren kann und so automatischen Aufgaben aus dem Kalender gezogen werden können., Trello, Gmail und Outlook, um nur ein paar der unterstützten Programme zu nennen. Auf die Integration von anderen Programmen gehe ich aber in einem separaten Beitrag noch einmal spezifischer ein.

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